如何通过文档外发管控系统，实现重要数据的高效流转？

 

文档外发管控是指企业或组织对其内部文档的外发流程进行管理和控制的一系列措施，目的是为了保护企业的知识产权、商业秘密和客户信息等敏感数据。通常需要注意以下几个方面：

1.权限管理：确保只有授权人员可以访问和外发文档；

2.审批流程：外发文档前需要经过一定的审批流程，以确保文档的安全性和合规性；

3.文档加密：对文档进行加密处理，确保即使外发后，未经授权的人员也无法访问；

4.水印和追踪：在文档中添加水印，以防止未授权的复制和分发；同时，可以对文档的访问和使用进行追踪；

5.使用期限和访问限制：设置文档的有效期，过期后自动失效；或者限制文档的访问次数和访问时间；

6.审计和日志记录：记录文档的访问和外发日志，以便进行审计和监控；

7.培训和意识提升：对员工进行文档安全和保密意识的培训，提高他们对文档外发管控的认识。

目前大部分企业选择的都是一些比较传统的外发方式，没有做文档外发管控，比如：

1.邮件：用邮件方式进行发送，一方面会存在大附件的发送问题，比如几个G的文件就发送不了；另一方面，安全性也难以保障，外发的文件是否合规等；

2.即时聊天工具：微信、QQ、钉钉等，简单便捷，但文件被随意发送，缺乏管控，难以确保是否存在敏感信息，也没有任何的记录可以追溯；

3.FTP：比较普遍的传输方式，不过存在一样问题，难以实现管控，无法保障文件是否合规，而且传输大文件时，速度慢、传输中断、文件丢失等情况频发。

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1、灵活的审核审批机制

支持多级、多人审批，会签、或签，确保文件外发安全合规。基于文件属性、收发件人特征等条件，自定义自动发起文件审批流程。可与外部审批系统集成（OA、BPM），实现文件外发和审批一体化。支持邮件审批、移动审批、企业微信审批，让审批操作更便捷。

2、安全保障

可对外发文件进行加密封装，通过口令、机器码等方式对接收方进行安全认证，并限制接收方的只读、打印、水印等权限，有效防止二次泄密。

3、全平台日志审计

根据完整的日志记录，形成报表，便于灵活查询。不仅可以审计操作记录，还能审计原始文件。文件包创建、发送、审批、访问、下载，均有记录以备审计。

4、灵活的文件共享协作

符合项目制的协同工作模式，支持团队协作和共享。网盘模式的个人文件夹或共享文件夹上传，一对多的邮件群发。临时伙伴无需创建账号，通过分享链接方式交换数据。

5、高性能可靠传输

完美解决生产、研发、测试类等大体量业务数据的交换难题。内置高性能传输协议，带宽利用率可达80%以上，极大提升业务时效性。断点续传、自动重传、完整性校验，100%保证文件正确性。

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